רוצים להספיק יותר בעבודה? תתנתקו מוואטסאפ ופייסבוק וקבלו עוד 6 טיפים
דה מרקר, הילה ויסברג 06.11.2016 10:23
כולם רוצים להספיק יותר, אבל בהתחשב בכמות המטלות שרובצות על כתפינו מדי יום – זו משימה בכלל לא פשוטה. אז מה עושים (חוץ מ'להאציל סמכויות' על עוזר אישי מהמזרח הרחוק?) הנה כמה טיפים.
הפרופסור לרפואה מהרווארד, אד האלוול (Hallowell), טוען שבעידן הטכנולוגי הנוכחי כולנו סובלים מ"הפרעת קשב תרבותית", מה שמשליך כמובן ישירות על היכולת להתמיד במשימה נתונה ולסיים אותה בפרק זמן סביר. כך שהצעד הראשון בדרך לעבודה יעילה יותר, היא לכבות התראות חיצוניות (מייל, טלפון וכו') – ופשוט להתמקד במה שלפניכם. במילים אחרות, הפסיקו עם המולטי-טאסקינג.
"המוח האנושי אינו בנוי לעיסוק בכמה משימות כבדות משקל בו זמנית", קובע ארגון הפסיכולוגים האמריקאי (APA). דוגמה טובה לכך היא מחקר של אוניברסיטת יוטה מ-2008, שמצא שלנהגים ששוחחו בטלפון תוך כדי נהיגה לקח יותר זמן להגיע ליעדם, לעומת אלה שפשוט התרכזו בלנהוג.
יותר מזה: מחקר מ-2005 שנערך באוניברסיטת לונדון מצא שמנת המשכל (IQ) של אנשים פוחתת ב-10! נקודות כאשר הם עסוקים במענה מתמיד להודעות אימייל וטקסט (מדובר באפקט הדומה לזה המתקבל לאחר לילה ללא שינה). "יש מיתוס סביב מולטי-טאסקינג", קובע האלוול (Hallowell), "זה כמו לשחק טניס עם שני כדורים בו-זמנית". בקיצור, המולטי-טאסקינג וההתמכרות לטכנולוגיה הם כמו רעל למוח.
אז מה בעצם קורה לנו כשאנחנו מציצים במייל ובווטסאפ מדי כמה דקות, תוך כדי עבודה? "ההצצות האלה 'גונבות' מכם את תשומת הלב", מסביר הפרופסור מאוניברסיטת ג'ורג'טאון, קאל ניופורט (Newport). "וגם: בכל פעם שאתם מקבלים התראה שאין ביכולתכם לטפל בה כרגע, אתם תחזרו למשימה הראשונה תוך ידיעה שישנן עוד משימות שלא הושלמו. זה מצב נוראי לשהות בו אם המטרה היא להתרכז במשהו. זה דומה למצב שבו ספורטאי מקצועי מגיע למרבית המשחקים כשהוא בהנגאובר".
אתם מכירים את המקום הזה – דווקא שם אתם מצליחים להתרכז ולסיים את המטלות שלכם במהירות. אז אם יש לכם מקום כזה, נסו לעבוד ממנו, וכמה שיותר. ואגב, אם מדובר בבית הקפה החביב עליכם – אז יש בכך היגיון. מחקר אמריקאי מ-2012 הראה שרעש רקע עמום ועקבי, כמו זה הקיים בבתי הקפה, נוטה לעודד ריכוז וחשיבה יצירתית.
מטרת המחקר היתה לבדוק איזה סוג של רעש עושה הכי טוב למוח. החוקרים גילו כי סביבה רועשת במקצת – של 70 דציבלים – הגבירה את יכולת הריכוז של המשתתפים, בהשוואה לסביבה השקטה ביותר (50 דציבלים). אך גם סביבה רועשת מדי (85 דציבלים) אינה מומלצת, והוכחה במחקר כמי שפוגעת ביכולת הקוגניטיבית. "במקום להיקבר בחדר שקט – צאו מאזור הנוחות שלכם, והתמקמו בסביבה רועשת מעט", כותבים החוקרים. "סביבה כזו עשויה לעודד את המוח לחשוב באופן אבסטרקטי וכך להצמיח רעיונות חדשים".
כתבו הכל !
במחקר שערך הפרופסור לכלכלה התנהגותית דן אריאלי על ניהול זמן, כחלק מפיתוחה של אפליקציה בשם טיימפול, הוא גילה שני דברים מהותיים. אחד – אנשים לא כותבים את הדברים שהם צריכים לעשות. שתיים – כשאנשים כן כותבים את הדברים שעליהם לעשות, הם נוטים להשלים את המטלות האלה. מה שאומר שאם אתם רוצים להתייעל – השלב הראשון הוא פשוט לכתוב בפירוט את מה שיש לכם לעשות (כולל הקפיצה לסופר ולספר).
הפרופסור מאוניברסיטת סטנפורד ג'ניפר אקר מרחיקה לכת וטוענת שעצם השימוש ביומן יכול לעשות אנשים מאושרים. "הרבה פעמים יש פער בין מה שאנשים אומרים שהם רוצים לעשות עם הזמן שלהם, ובין מה שהם עושים אתו בפועל", היא אומרת. "ברגע שמזהים את המשימות והאנשים שאתם אתם רוצים לבלות – שיבוץ הפעילויות ביומן נעשה דבר קריטי. כשדבר מסוים נמצא ביומן, יש סיכוי גדול יותר שהמשימה תבוצע, וזה מכיוון שכבר החלטתם שזה מה שיקרה".
תזמון !
ממצא נוסף שעלה מהמחקר של אריאלי הוא שפרודוקטיביות היא עניין של תזמון. במילים אחרות, מה שתוכלו לסיים בשעה בתשע בבוקר, עשוי לקחת לכם שעתיים בשבע בערב. סיבה עיקרית לכך היא שיכולת הריכוז והזיכרון פועלים באופן מיטבי בשעות הבוקר. לאורך היום תפקודם משתנה בשיעורים של 15%, ואפילו 30%. יתרון נוסף של שעות הבוקר, בעיקר המוקדמות שבהן, הוא שהן נוטות להיות שקטות בהרבה בהשוואה לשעות המגיעות לאחר מכן.
"רוב האנשים פרודוקטיבים במיוחד בשעות הראשונות של הבוקר", מסביר אריאלי. "לא מדובר על הזמן שמיד לאחר הקימה, אלא כשעתיים, שעתיים וחצי לאחר מכן". "חלון הפרודוקטיביות" הזה נמשך כמה שעות – עד לשעת הצהריים, פחות או יותר.
אבל מה רוב האנשים עושים עם השעות היקרות האלה, על-פי המחקר של אריאלי? ניחשתם נכון. אימייל ופייסבוק.
קבעו תוכנית לאחר-הצהריים !
אמרה ידועה (ונכונה) קובעת שאם אתם רוצים שמטלה כלשהי תבוצע, הפקידו אותה בידיו של אדם עסוק. הרציונל פשוט: אנשים שחייבים להספיק לעשות משהו, יודעים להתעלם מהסחות הדעת ולפעול על-פי סדר עדיפויות נכון.
וזה, ככל הנראה, בדיוק מה שקורה להורים. מחקר מ-2014 שערך הבנק הפדרלי של ארה"ב בקרב 10,000 הורים בעלי קריירה אקדמית, מצא שלאורך 30 שנות קריירה – הורים לשני ילדים, או יותר, הראו ביצועים טובים יותר בהשוואה לעובדים שאינם הורים. המדד לפרודוקטיביות במחקר היה כמות המאמרים האקדמיים שפירסמו ההורים-חוקרים.
"ילדים מכריחים אותך להיות אדם מאורגן", כתבה בתגובה לממצאים אלה כתבת המגזין האמריקאי Fast Company, סטפני ווזה. "כשאתה הורה, יש הרבה יותר דברים שצריך לעשות. אז הדרך היחידה לגרום להם להיעשות זה לזהות מה חשוב ולהתמקד בזה…כשהילד הצעיר שלי הגיע לגיל בית-ספר – הפרודוקטיביות שלי הרקיעה שחקים. אני מאמינה שזה קשור בכישורים שרכשתי כאמא", כתבה ווזה ופירטה (היכונו, זה עומד להיות מעורר קנאה): "בשמונה השנים האחרונות פתחתי עסק משלי, כתבתי ספר והובלתי את קריירת הכתיבה שלי כפרילנסרית לגבהים חדשים. כל הדברים האלה היו בגדר חלום לפני שהיו לי ילדים, אבל מעולם לא נקטתי צעדים בכדי לממש אותם".
עמדו, במקום לשבת !
ולסיום, טיפ פשוט יחסית ליישום – במקום לשבת, פשוט עמדו יותר תוך כדי עבודה. מחקר חדש של אוניברסיטת טקסס A&M האמריקאית, בחן את ההשפעה של שימוש בעמדה מתכווננת לישיבה ועמידה בקרב כ-160 עובדים בארה"ב.
חלק מעובדים אלה המשיכו לעבוד כרגיל (כלומר בישיבה), בעוד אחרים הונחו להשתמש בעמדה המתכווננת לישיבה ועמידה כרצונם. התוצאה: עובדים אלה היו פרודוקטיביים יותר (46% יותר), בהשוואה לעובדים היושבניים. הפרודוקטיביות נבחנה על בסיס מספר השיחות שהשלימו המוקדנים בהצלחה בכל שעה נתונה.
למה זה קורה? סיבה אפשרית לכך, הסבירו החוקרים, היא הפחתה באי הנוחות הגופנית הכרוכה בישיבה. אך גם יכול להיות ש"שולחנות עמידה משפיעים לטובה על היכולת הקוגניטיבית", הוסיפו.
פעילות גופנית !
וכאן המקום לציין שגם פעילות גופנית תורמת לפרודוקטיביות. הסיבה: לפעילות גופנית יש אפקט חיובי על המוח, מה שאומר שלאחריה אנשים נוטים להצליח יותר בפרמטרים שונים של חשיבה, הכרוכים בריכוז גבוה – למשל ניהול זמן, שליטה עצמית וחשיבה יצירתית (שילוב מנצח: לעמוד במהלך יום העבודה, וגם לקפוץ למכון הכושר בהפסקת הצהריים).
