מאת: משה שרון כולם מדברים על איך לנהל את הזמן טוב יותר, ואומרים שבמציאות שמכתיבה קצב רצחני ואינספור משימות בכל החזיתות - אין דרך אחרת אלא להתייעל. אבל רגע אחרי שאנחנו מקבלים עצות אינסופיות ומרחיקות לכת על ייעול הזמן – אנחנו שוכחים ונופלים שוב לאותן 24 שעות שתמיד נגמרות מהר מדי. לצערנו, לא ניתן ביום אחד להפוך למר או לגברת יעילות, אלא זהו תהליך הדרגתי של שינוי הרגלים קטנים. קטנים אך משמעותיים. בסופו של תהליך יהיו בידינו מספיק כלים בכדי שיוותר לנו מספיק זמן לצאת הביתה מוקדם מן העבודה...
1. מטרות ומטלות כתובות – מחקרים מוכיחים למעלה מכל ספק שמי שמתכנן בכתיבה את מטרותיו ואת מטלותיו מצליח יותר ממי שלא. מדובר גם במטרות לטווח ארוך וגםבמטרות לטווח קצר. מומלץ לכתוב במקום אחד ולא להתפזר על פתקים, מחשב וריבוייומנים.
2. ניהול שבועי – במקום להתמקד בכל יום בתכנון של מה צריך לעשות היום, מתמקדים בתכנון שבועי. כך לא שוכחים גם את הדברים החשובים
3. לחץ – מרגע שהאדם יוצא מאיזון ונלחץ מריבוי המטלות – הוא מפסיק לתפקד בצורה ראויה. עדיף שלא להלחץ, ואם כבר נכנסנו ללחץ – אולי עדיף שמישהו אחר יטפל?
4. העיקר להתחיל בעיקר – יש להבחין בין דחוף לבין חשוב. לא כל מה שדחוף הוא גם חשוב! אני עלול למצוא את עצמי כל היום "מכבה שריפות" במקום לטפל במה שבאמת חשוב! הצב את משפחתך ואת מטרותיך האישיות כיעד לכל דבר! זכור! כאשר אתה אומר לעצמך: "בשנה הבאה אלך עם הילד לחוג הג'ודו", אתה דוחה את הדברים החשובים ביותר עבורך ועבורו. מדוע לא עכשיו?
5. עיקרון פארטו - כלכלן איטלקי חד עין בשם וילפרדו פארטו שם לב ש-80% מגרגרי האפונה בגינתו הגיעו רק מ-20% מתרמילי האפונה שקטף. פארטו שהיה חדור הכרה חברתית מצא שהיחס הזה עובד גם במקומות אחרים. הוא שם לב, לדוגמה, לעובדה ש-80%מהקרקעות באיטליה שייכים ל-20% מהאוכלוסייה! שנים אחר כך הסתבר כי הצמד המופלא הזה (80-20) מתקיים בתופעות רבות ומגוונות בחיים שלנו: כך הסתבר למשל ש- 20% מהפושעים אחראים ל-80% ממעשי הפשיעה, 20% מהלקוחות נותנים 80% מהמכירות, ו- 80% מהזמן שלנו אנחנו לובשים 20% מהבגדים,- 80% מהאנרגיה של המנוע מבוזבזת בשריפה ורק 20% ממנה מגיעה לגלגלים. אחת ההשלכות שיש לעיקרון ה-80-20 הינה שאנחנו יכולים להשיג 80% מהתוצאות בהשקעה של 20% מהזמן! נשמע קצת מביך אבל המשמעות היא שחלק גדול מהמאמצים שלנו פשוט אינו רלוונטי, אז למה בכלל צריך להתאמץ?
6. גזלני הזמן – לכל אחד מאתנו ישנם דברים שגוזלים לו את הזמן בין אם הם נגרמים ע"י אחרים כמו פקקים או ביורוקרטיה, ובין אם הם נגרמים על ידו כגון: חוסר סדר, שאיפה לשלמות, חוסר כושר בקבלת החלטות, סדר עדיפויות מוטעה, קושי בהאצלת סמכויות,לא יודע להגיד לא ועוד. מומחים לניהול זמן טוענים כי בכדי לעזור לאדם באמת לנהל את זמנו בצורה אפקטיבית יש לעבוד אתו על גזלני הזמן הפרטיים שלו.
7. האצלת סמכויות – בכדי לפנות לעצמך זמן כדי להתעסק בעיקר, אתה חייב להאציל סמכויות:
א. בדוק הסכמה ויכולת: האם האדם המואצל רוצה ויכול להחליף אותך במשימה? האם יש מוטיבציה?
ב. בדוק עם עצמך: האם אני רוצה להאציל רק את העבודה השחורה שאני לא רוצה לעשות?
ג. בהירות: הגדר מטרה ויעדים ברורים, ענה על כל השאלות. אם לא ברור לך אל תאציל!
ד. הדרכה ובקרה: על פי הצורך.
8. פסיכולוגיה אנושית – האדם בנוי מבחינה פסיכולוגית בצורה מסוימת וכדאי לנצל זאת:
א. ריכוז: יותר קל לרכז משימות דומות (טלפונים, תיוק) ולטפל בהן בבת אחת.
ב. מיקוד: עסוק במשימות המורכבות בשעות בהן האנרגיה שלך בשיאה.
ג. רפיון: עדיף לנצל ביעילות זמני ביניים ושעות "מתות" לביצוע משימות פשוטות ומונוטוניות.
ד. פרה פרה: טפל במטלות הדורשות זמן רב בשלבים. נגעת טיפלת.
ה. מה קודם? קודם עדיף את מה שאתה לא אוהב.
9. יצירתיות – לכל בעיה יש פיתרון. תחשוב באופן יצירתי על המטלות שלך! אם את מורה שצריכה לבדוק מבחנים בבית – אולי תשתפי את ילדייך בבדיקת המבחנים האמריקאיים? כך מטלה מייאשת הופכת להיות חוויה משפחתית.
10. מנוחה - לכל אדם דרוש איזון - יש לזכור לתכנן גם את החופשות והמנוחות, אחרת, לעולם לא מגיעים אליהן
ספרים מומלצים בנושא
סטיבן קובי, שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד (1996). אור-עם.
סטיבן קובי, העיקר להתחיל בעיקר (1998). אור עם.
דוידסון ג'ף, ניהול זמן - המדריך שלך לחיים. אופוס
| 
בקרו אותנו ברשתות החברתיות | תקנון האתר |בניית אתר-דיגיטל פורס 
